Успешное делегирование: 9 принципов и 9 шагов

Коллеги — руководители отделов — постоянно страдают от того, что им не хватает собственных сил на выполнение задач. Они понимают, что делегирование это выход, но это же так сложно! Следуем описанным ниже принципам — упрощаем задачу.

images

Как помочь руководителю с делегированием? Я вижу, что делегирование не получается из-за нарушения базовых принципов, или же из-за непонимания сути делегирования (об этом отдельный пост).

Принципы? Какие принципы? — голос скептика.

Принципы делегирования

  • Выбирать правильных людей. Критерий: навыки соответствуют задаче. Не стоит делегировать недостаточно или слишком квалифицированному сотруднику, так как это приведёт к демотивации
  • Делегировать постепенно. Как и все инструменты, навык делегирования развивается на вырост”. Если навыка нет, а задачу передать нужно уже, тогда добро пожаловать в антикризисный менеджмент. Пытаемся с третей передачи — глушим двигатель. Разгоняемся постепенно — мы впереди!
  • Не делегировать части задач. Передача задачи частями противоречит фундаменту делегирования — идее передачи ответственности за целостный результат.
  • Определять специфичные результаты и объяснять, почему эта задача важна. Показываем, какая связь задачи с целями компании или отдела. Стоит сообщить, делегируется ли задача один раз, или на регулярной основе.
  • Передавать ответственность и полномочия. Это суть делегирования — руководитель отчуждает часть своей ответственности, вместе с полномочиями в рамках задачи в полном объёме.
  • Не вмешиваться, но контролировать. Как при обучении вождению жены или девушки, не следует при каждой опасности хвататься за руль, в то же время снимать ногу с дублирующих педалей или отвлекаться от дорожной обстановки тоже не стоит.
  • Быть терпеливым и предоставлять обратную связь. Терпение — полезный ресурс при делегировании. Трава не растет быстрее, когда ее тянут из земли. Чтобы трава росла, ее поливают и удобряют :).
  • Предоставлять тренинг и поддержку. Очевидно? Возможно. Но не забываем, что доступ к информации — это способ поддержки. У кого слишком много информации о контексте поставленной задачи, внешних зависимостях и политических рисках? Об этом речь. У руководителя есть сведения, которые не доступны подчиненному. Передаем все без остатка, как и полномочия.
  • Говорить “спасибо”. Чем чаще, тем лучше.

Шаги к успеху в делегировании базируются на принципе Objective and 5W+1H.

  1. Определите задачу (objective). Определяем задачу и результат, а не процедуру выполнения.
  2. Выберите исполнителя (who will do). Я делегирую равномерно и с учётом навыком. Если задача не критичная (на эту роль подходят задачи по внутреннему развитию), то исполнитель подбирается не зависимо от опыта. Сложные задачи выступают катализаторами роста.
  3. Определите достаточность навыков/необходимость тренинга (how it will be done). Показываем уже сделанную задача, или же намечаем вместе план выполнения.
  4. Объясните причины (why it must be done). Объясняем, что будет, если работа будет выполнена (какие цели это поддержит), и что будет, если работа НЕ будет выполнена. Понимание и принятие смысла выполняемой работы — фундамент мотивации на рабочем месте.
  5. Определите конкретные результаты (what will be done). Какие выделить подзадачи? Как выглядит конечный результат? Какие главные характеристики и критерии приемки? Каких трудностей ожидать?
  6. Рассмотрите необходимые ресурсы (where to get resources).Какие материалы могут/должны быть использованы? Что понадобиться? Где это получить?
  7. Согласуйте сроки (when it must be done). Лучше спросить у исполнителя, когда задача будет выполнена. Сроки сообщаем директивно тогда, когда они известны заранее и заданы извне так, что на них нельзя повлиять. Когда сотрудник сам называет срок, он чувствует ответственность и внутреннюю согласованность. Если давление отсутствует, мне называют приемлемые сроки. Если сотрудник испытывает трудности с дисциплиной, то выделяемое время можно искусственно сократить. Это поможет ему бороться с прокрастинацией.
  8. Обеспечьте поддержку и контроль (support). К кому обратиться с вопросом? Кто имеет опыт/знания, которые могут помочь?
  9. Дайте обратную связь после выполнения (feedback). Я отношусь к тем людям, которым критически важно получить обратную связь, особенно если делегируют задачу, которая на контроле у ТОПов. Я испытываю дефицит обратной связи. И что-то мне подсказывает, что я такой не один.

Рост менеджера связан со способностью принимать больше ответственности и выполнять больше задач. Ни одно ни другое не возможно без делегирования. Придерживаясь испытанных принципов и следуя не сложным шагам, превратим делегирование в удовольствие!


Какой у Вас алгоритм делегирования? Самое большое препятствие? Буду признателен за любую обратную связь. Пишите мне на osmak.yevgen@gmail.com либо в соцсетях. Я читаю каждое сообщение.

Leave a Comment