Чистим авгиевы конюшни, или как справиться с горой однотипных задач за 3 шага

Источник действий или заданий, оставленный без внимания на некоторое время, обязательно намывает кучу ряд однотипных задач. Попытки справиться с ним методами кавалерийской атаки или бесконечно прокристинируются, или превращаются в сизифов труд. Для себя я нашел один способ, как эффективно решать такую проблему.

Сизифов труд

Посвящается коллеге. Все совпадения с реальными событиями случайны, все персонажи вымышлены. 🙂

Пост родился из большого человеческого желания помочь моей коллеге, которая вступила в неравный бой со своими рабочими письмами. А писем на рабочем месте мы получаем каждый день столько, что уже хочется с кем-то ими поделиться.

Идея состоит в том, чтобы вначале обеспечить локализацию проблемы, а затем её устранять. Если начать с последнего, что чаще всего подсказывает выброшенный в кровь из-за фрустрации адреналин с кортизолом, то легко угодить в ситуацию сизифова труда. Необходимые шаги очевидны. Порядок, в то же время, играет определяющую роль.

3 шага для уменьшения очереди:

  1. Локализовать. Это процедура для разруливания новых элементов так, чтобы список не удлинялся. Запускаем процесс регулярной эффективной обработки новых элементов списка так, чтобы они перестали накапливаться. Бонус: понимание количества ресурсов для выполнения следующих шагов.
  2. Разделить. Выделить обозримые части оставшихся элементов и выработать график работы с ними. Если задач на пару дней настойчивой работы, то этот шаг можно пропустить. Но если список длинный, то от одного его вида опускаются руки. Как разделить работу на части? По приоритету, или просто по времени поступления. Или же исходя из количества параллельных потоков, в которых будем обрабатывать элементы.
  3. Зачистить. Постепенно выполнять необходимые действия для каждой части, выделенной на предыдущем этапе. При этом процедура обработки может отличаться от процедуры в п. 1.! Это может быть временный дополнительный ресурс, или требования к качеству старых элементов ниже и т.д.

Ладно, но шаги получились абстрактными. Рассмотрим примеры и разберем пару решений.

Примеры:

  • не разобранная почта. Это классический случай, на тему которого написано много.
  • задачи-лягушки. Тоже классический случай, когда накапливаются неприятные или не понятные задачи, к которым психологически трудно приступить.
  • не консистентные данные в справочнике в приложении. Качество данных не приоритетно до тех пор, как они становятся нужны “на вчера”.
  • список модификаций для приложения. Это распространённая тема, если применяется сбор инициатив с пост-модерированием. Запросы поступают от пользователей, а затем уже авторизуются к исполнению. При пред-модерировании запросы принимаются только от ограниченной группы авторизованных сотрудников. Тогда список модификаций компактен, но высока вероятность потерять хорошие идеи.

Рассмотрим схематически решение проблемы на примере данных в справочнике.

  1. Локализовать. Сначала определим владельца данных. Следующий шаг, выполняемый владельцем, — внедрение процедуры изменения элементов справочника. Для этого определим в чём причина ошибок. Для самых частых ошибок внедрим контроли в системе.
  2. Разделить. Выделить 4 группы элементов (по частоте использования с помощью правила Парето). A: 5% самых часто используемых, B: 15% часто используемых,  C, D: 80% прочих (40% + 40%)
  3. Зачистить. Выполнять в работу с группами алфавитном порядке. Это даст эффект quick wins, когда визуально качество данных мгновенно вырастет в разы. Работу над группами C, D поручим специально нанятым для этого студентам, снабдив их знаниями, полученными при работе с первыми двумя группами.

Что делать, если с локализацией возникли трудности? Скорее всего, мы имеем дело с большей проблемой, и сложность не в подходе, а в дефиците ресурсов. Тогда лучше признать, что мы не можем уменьшить очередь. Затем определиться, либо задать приоритеты и выполнять задачи в соответствии с ними, или же принудительно уменьшить количество поступающих элементов.

Какой следующий шаг? Посмотреть, нет ли поблизости запущенной кучи заданий, выявить причину и разрулить её, используя приведенный выше метод. И получить удовольствие достижения!

PS: когда моя вымышленная коллега победит свой вымышленный список входящих, обязательно напишу продолжение и расскажу, помог ли ей этот метод.


Какие у вас есть задачи описанного класса? Буду признателен за любую обратную связь. Пишите мне на osmak.yevgen@gmail.com либо в соцсетях. Я читаю каждое сообщение.

Leave a Comment