7 правил продуктивных рабочих встреч

Когда приходилось в последний раз посещать совещание? Как ощущения? Впечатление потерянного времени? Но встречи одновременно дорогой, и фактически единственный способ решать сложные задачи или проблемы, с которыми не справиться в одиночку.

Bored panel

Типичный руководитель проводит на встречах до 4 часов ежедневно. Поэтому подготовка и организация встреч — важный элемент рабочего процесса. Как правило, на встречах присутствуют 2-5 человек, часовая зарплата которых, вместе с стоимостью переговорной комнаты составляют ощутимую сумму. Часовая встреча 8 человек стоит минимум 250 долларов. По моим наблюдением, раз в неделю проводятся встречи по 10-15 человек, длительностью 2-4 часа! Это уже 2000 долларов. Правильное применение таких ресурсов — вопрос эффективности компании. Встречи редко достигают главной цели: генерировать решения сложных задач. Люди объединяются в компании потому, что вместе можно сделать больше. Несколько десятков тысяч человек по отдельности не сделали бы того, что сделали компании Apple, Google или Microsoft. Что же делать для повышения продуктивности следующей встречи? @#$%, а разве создать встречу в Outlook и утрясти время не достаточно?

7 правил продуктивной встречи.

  • Внедряем общие правила.

    Это правила типа “телефон на беззвучном режиме”, “говорим по одному” и т.д. Для больших встреч обсуждаем и утверждаем правила обязательно, для этого включают соответствующий пункт в повестку. Для малых постоянно напоминаем о правилах, стремясь к тому, чтобы они были приняты и вошли в корпоративную культуру. Их не стоит навязывать, иначе можно убить инициативу на встречах, превратив рабочие встречи в унылые ритуалы. Для начала такой список:

    • Гаджеты на беззвучный режим
    • Один говорит, другие слушают
    • Нужно позвонить или ответить — выйди
    • Тебе доверяют
    • Больше двух — говорят вслух
    • Вопросы приветствуются … (когда?)
  • Предварительно публикуем повестку, которая определяет результаты встречи

    Я бы запретил встречи, для которых не определена повестка заранее, и не рекомендую никому такие посещать. Если встреча не важна до той степени, что для неё не готовят повестку, то может есть задачи поважнее? В повестке фиксируем:

    • тему
    • место и как добраться (при необходимости)
    • ведущего/фасилитатора (по умолчанию тот, кто назначает встречу)
    • участников
    • список пунктов повестки: время начала, действие (задача/результат), ответственный
  • Начало и заканчиваем по повестке

    Эффективная встреча начинается и заканчивается вовремя, и это, наверняка, самый сложный пункт правил. Ведь так часто приходится слышать: «Задерживаюсь на предыдущей встрече, буду через 10 минут», «Уже иду, буду через минуту», «Извините, что я пропустил? Можете потратить минуту и повторить?». Очень часто участники соглашаются подождать опаздывающих, тем самым демотивируя тех, кто пришёл вовремя. Со временем, ситуация только усугубляется. Поэтому важно начинать вовремя и игнорировать опаздывающих. Опоздавших просто не замечаем, не уделяем им внимания. Что делать, если опаздывает топ менеджер? Это вопрос уже из другой темы. Важно следовать повестке и переходить к следующему пункту так, как это было запланировано. Смелость и чувство такта прерывать жаждущих полемического общения тут сильно пригодиться. Вопросы, которые не включены в повестку, а также те, для которых не хватило времени, помещаем в Parking lot. Об этом чуть позже. Встречи завершаем вовремя, ведь все заняты и будут раздражены как минимум, если встреча затянется. Просто удивительно, как жёсткий срок окончания встречи позитивно влияет на продуктивность, и какие радует встреча, которая успешно закончилась раньше времени.

  • Правильные участники

    Как часто энергия встречи быстро теряется, когда на неё приглашены не нужные участники. Они либо не в теме, либо будут просто молчать. Если коллегу пригласили на встречу, значит ожидают от него соответствующий вклад, который предельно тяжело сделать молча. Я вырабатываю привычку каждый раз убеждаться в том, что я — правильный участник встречи, перед тем, как её принимать.

  • Протокол встречи

    Тут справедливо то же, что и для повестки: нет протокола — значит это не встреча, а перерыв в работе, сопровождаемый увлекательными дискуссиями. Если целью похода на такое собрание был перерыв, тогда всё ОК, иначе найдите себе занятие поважнее! Из опыта знаю, что протокол редко нужен в строгой форме. Рукописный протокол — принимается, протокол в форме ментальной карты — прекрасно! Можно делать пометки на повестке, выполненной в форме ментальной карты. Главное, что выделены решение и следующей шаги, в идеале в формате 5W + H (Who, What, Why, When, Where and How). Отвечает за протокол фасилитатор/ведущий, если другое решение не было принято в процессе встречи. Также фасилитатор спрашивает у всех, кто за что отвечает, а не называет задачу каждого, так как при этом ответственный автоматически дает публичное обещание, что существенно выполняет шансы на успех.

  • Контекст

    Чтобы встреча была согласована с общим контекстом, достаточно за пару минут просмотреть предыдущий протокол, а также назначить дату следующей встречи при необходимости.

  • Parking lot

    Это классный инструмент для проведения эффективных встреч. Я бы добавлял 5 минут в конце каждой встречи для Parking lot. В этой части встречи обсуждаем проблемы и недопонимания, а также всевозможные разговоры офф-топ. Важно, что каждый вправе добавить элемент в этот пункт.

Для более объёмного понимания, какой потенциал спрятан в такой обыденной вещи, как рабочая встреча, я хочу привести диаграмму, опубликованную на сайте OnProductManagement.

image

Давайте выполним 7 правил, приведённых выше, и поломаем эту статистику в нашем рабочем процессе!


Какая культура проведения встреч в Вашем случае? Буду признателен за обратную связь. Пишите мне на osmak.yevgen@gmail.com либо в соцсетях. Я читаю каждое сообщение.

Leave a Comment

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.